Pokud stejně jako já řešíte problém s tím, jak ještě více odlišit v rámci dne některé úkoly tak, aby bylo naprosto zřejmé o co jde a zároveň jste nemuseli studovat kategorie (kontexty dle názvosloví GTD), které jste úkolu přidělili, pak můžete použít podmíněné formátování pro každé jednotlivé zobrazení.

Pro ještě větší komfort a zrychlení GTD v Outlooku jsem si vytvořil jakousi barevnou podúroveň. Jednotlivé úkoly, které jsou spojené stejnou činností, ale potřebuji je mít v rámci denního pohledu na jedné obrazovce a stále nepřepínat. (Nebo nevytvářet úkol, který mi má připomenout, že mám změnit náhled a něco udělat jinde v Outlooku). Pro vytvoření takovýchto podúrovní jsou dobré „značky a zkratky“ pokud je máte zavedené, bude to o to jednodušší. Pokud nevíte o co jde, pak o tom píši v článku zde (vč.tabulky pro vaše osobní značky ke stažení).

Jednou z barevných podúrovní (úkolu totiž zůstanou kontexty, které jsem přidělil již dříve beze změny, tekže vlastní vazby na ostatní činnosti zůstanou zachovány) jsou například platby. Vše, co potřebuji uhradit bankovním převodem nebo osobně a to DNES. Pro úhrady používám v předmětu úkolu značku € [AltGr+E] (seznam značek pro vaše použití je v členku zde).

V kartě Domů – Změnit zobrazení otevřete Spravovat zobrazení (umístěno pod ikonami zobrazení) a vyberete Dnes (nebo zobrazení, kde chcete změny provézt). Tlačítkem Změnit otevřete vlastní zobrazení k editaci a pod tlačítkem Podmíněné formátování zobrazíte tvorbu pravidel.
Nyní stačí stiskem tlačítka Přidat otevřít nové pravidlo.

Řekněme, že potřebujeme nastavit (barevně odlišit) vše co potřebuji zaplatit a že barvou bude třeba pískově žlutá. Po zadání názvu pravidla definujte pod tlačítkem Písmo barvu a velikost textu v okně úkolů. Zvětšením písma ještě více zvýrazníte a odlišíte požadované položky. Nepoužívám jiných písem a velikostí, protože jsem to vyzkoušel a vznikl nepřehledný guláš v němž se ještě hůř orientovalo než kdykoliv před tím. Jakmile Písmo zavřete, musíte stanovit Pomínku a tady stačí
v otevřeném okně Filtr zadat do prvního pole značku € [AltGr+E]. Ostatní pole zůstanou beze změn. Podle této podmínky bude filtr vyhledávat v poli předmět znak € a záznam označí pískově žlutou barvou. Jakmile vše zavřete, ještě vlastní nastavení nekončí.

Po zavření oken pro nastavení ještě posuňte své pravidlo pomocí tlačítek Nahoru a Dolů na vyšší pozice. A to z toho důvodu, že aktivace pravidel jde odzhora směrem dolů a tímto způsobem lze nastavit také důležitost vašeho nového pravidla tak, aby nedošlo k přepsání jiným pravidlem.
A teď si s tím můžete hrát :o)

 

[notice] Kompletní manuál nastavení GTD v Outlooku 2010 ZDARMA již brzy ve formátu PDF. Napište si o něj. [contact-form-7 id="291" title="e-book"] [/notice]

O vlastním GTD a jeho implementaci do Outlooku píši jinde (odkaz na GTD v Outlooku 2010), ale tady se chci pozastavit nad důležitostí zkratek pro plánování času. Už v průběhu používání papírových diářů jsem řešil urychlení a o to víc mě začala situace pálit přechodem na klávesnici. Podotýkám, že dodnes nevládnu psaní všemi 10-ti a tak jsou značky výtaným pomocníkem.

[important] Tabulka se zkratkami použitelnými na klávesnici přes kombinaci kláves AltGr+ … neleznete ke stažení zde. Stačí vytisknout, doplnit své významy značek a použít. Případně se můžete inspirovat tím, co používám já :o) [/important]

Značky a zkratky velmi urychlují orientaci v textu (tedy až v momentě, kdy se vám vryjí pod kůži). Především v Outlooku, ale i v celé struktuře názvů souborů, složek a organizace dat v počítači. V momentě, kdy mám rozdělaný nějaký dokument (soubor), automaticky do jeho názvu vkládám značku # (AltGr+X). Značka mi pomáhá nejen udržet rozpracovaný soubor na prvních pozicích v adresáři, ale i při hledání v počítači, většinou zadávám pouze značku. Vyběhnou mi všechny „rozdělané“ dokumenty event.složky.

Vedle těch „standardních“ použitých prostým zmáčknutím AltGr+ klávesa v českém módu, můžeme používat i mnoho dalších (viz.ty moje nebo v tabulce). Osobně jsem se několikrát přesvědčil o tom, že ta trocha času pro vytvoření vlastního seznamu značek, které ušetří čas, stojí za to.

Nevýhodou je nepřenosnost na kohokoliv, kdo mé značky nezná. Pak je nutné v případě delegování např.mimo firmu, značky nahradit textem, nebo seznámit s jejich významem. Nicméně svůj účel – tedy maximální zrychlení práce – plní.

Moje klávesové zkratky

Je jaro. Dobu předsevzetí nechávám každoročně někde spojenou s Vánocemi. Tou dobou nemám na změny v životě náladu. Zato v momentě, kdy vyjde sluníčko a začne hřát, dělá to se mnou divy. Ale při pohledu z okna asi nejsem sám :o)

GTD v Outlooku umožňuje velmi zrychlit a zjednodušit Jarní inventuru úkolů. Postup je o to jednodušší:

1. Udělejte si představu, co vás letos čeká

Představu o tom, co chci letos udělat nosím v hlavě už v době, kdy definitivně skončili Vánoce, venku mrzne a já obcházím zdaleka všechny věci, do kterých se mi nechce. V momentě, kdy vysvitne slunce a všechny to táhne ven, vezmu do ruky namísto zápisníku a tužky (papírová verze GTD) svůj netbook, který mám jako diář a procházím postupně všechna místa volající po změně. Zahradu, sklepy, garáže, dílnu, jednu místnost po druhé včetně kuchyně, wc a koupelny a nedělám nic, než zapisuji všechny věci, které chci letos nebo někdy změnit. Samozřejmě nevynechám ani kancelář.

2. Úkoly JEN zapište

Nic z činností nedělám, jen zapisuji úkoly (plánuji). V okně Outlooku přes Ctrl+N otevírám úkoly, zapisuji co nejvýstižněji co s danou věcí chci udělat a ukládám. Neřeším ani termíny a ani kategorie. Chci jen vytvořit seznam a představu toho, co letos bude potřeba udělat. Jde to velmi rychle. Během hodiny napíšete i 200-300 úkolů.

3. Zapisujte úkoly přímo do Outlooku

Pracné pozdější přepisování by mi zabralo mnoho drahocenného času a navíc, jsem jen člověk a znám se. Papírový seznam by zůstal jen na papíře. Využijte také rychlost Outlooku a o nic se nestarejte.

4. Nové úkoly se hromadí v sekci „Bez kategorie“

Tyto nové úkoly zatím zůstanou jako by bokem. Nemají kategorii, nemají termín a zatím nemají ani prioritu. Pokud se jedná o můj dům, pak seznam vytvářím o víkendu a nechám ho „ležet“. V kanceláři udělám to stejné hned v pondělí a vše nechám odpočinout. Znám se, takže se potřebuji na „plánování“ naladit.

5. Zpracujte seznam po částech

Jak se jí slon? Samozřejmě, že s majoránkou a kmínem, ale rozhodně po částech. A tak je to i se slonem v Outlooku. Zpracovat vše na jeden zátah je demotivující a nejspíš budete stejně jako já tuto činnost odkládat co to půjde. Proto to dělám po co nejmenších krůčcích. Někdy i po 2-3 úkolech. Ráno, než se mi stáhnou e-maily. V momentě, kdy se vrátím z wc a usednu, abych se naladil na další práci. Po obědě, když se mi chce spíše spát, než pracovat. Ejhle, po několika dnech mají všechny úkoly kategorii, termín, důležitost a nebo jsou v koši.

6. Mějte jasno v letošním plánu a mějte prázdnou hlavu

Během týdne mám kompletně zmapované vše do čeho se chci pustit. Dokážu jednotlivé úkoly shlukovat při jejich plnění čímž zvyšuji svoji koncentraci a vše se plní samo. Třešinkou na dortě je pak radost z hotových úkolů a samozřejmě jejich odškrtnutí. Nádherný pocit umocněný jarním sluncem.

A čím začnete jaro vy?